Aínda fas facturas con excel ou con word?

De traballar con word ou excel a traballar con un destes sistemas, que é o que cambia?

Cambia o 99%, porque automatizas e integras todos os procesos …e gañas mooooito tempo.

É un sistema deseñado para integrar as distintas áreas da xestión, de forma automática: os terceiros (clientes, prospectos ou proveedores), produtos e servizos, presupostos e albaranes (área comercial), facturas… todas as áreas están accesibles no programa, relacionadas entre si, para facilitarnos o traballo e proporcionarnos moita información de interese en forma de estadísticas e informes.

Neste artigo imos falar, para poñelo como exemplo, dun destes sistemas en concreto: Dolibarr. Pero mellor imos explicando o básico, e por partes:

A Xestión de Terceiros

Por “terceiros” entendemos: Clientes, clientes potenciais, e proveedores.

– Introducimos os datos dun terceiro unha única vez e xa está (ata que queiramos modificalos).

– Contactos de terceiros: Para cando o terceiro é unha entidade (empresa…) na que temos a varias persoas de contacto.

– Integración coa xestión comercial: Os terceiros creados están sempre disponibles para presupostos, albaranes, etc, de maneira automática.

– Integración coa facturación: Os terceiros creados están sempre disponibles para facerlles unha factura directa, de maneira automática.

– En cada terceiro imos ter gardados todos os documentos relacionados (presupostos, facturas, correos que enviamos, etc.).

– Integración con correo electrónico: Podemos enviar correos electrónicos directamente a través do programa. Queda así recollido nunha axenda, e sabemos o que lle temos enviado desde a ficha do terceiro.

– Podemos clasificar os nosos terceiros (e os contactos) por categorías.

– Podemos facer listados de terceiros con filtros, según distintos parámetros (clientes, poboación, etc).

– Tamén podemos obter informes: ordenar os nosos clientes pola facturación anual, por exemplo.

A Xestión de Produtos e servizos

Podemos crear os nosos produtos e servizos para automatizar a xestión.

– O básico sería crear as referencias co seu prezo.

– Podemos configurar diferentes impostos.

– Podemos empregar conxuntamente produtos e servizos.

– Podemos clasificar produtos/servizos por categorías.

– Podemos habilitar a xestión de stocks, no caso de produtos. Para esto podemos crear distintos “almacenes”, cada un co seu propio stock.

– Integración coa xestión comercial: Unha vez creado un produto ou servizo, podemos incluilo en calquera presuposto, albarán, etc de maneira automática.

– Temos estadísticas e informes para cada produto/servizo: Podemos, por exemplo, localizar rápidamente cada factura ou presuposto no que cada produto aparece; ou ver unidades vendidas nun periodo de tempo; rendabilidades, etc.

A Xestión comercial

Por xestión comercial entendemos a xestión de presupostos, pedidos, etc, tanto pola parte dos clientes como pola parte de proveedores.

Aquí párome con presupostos, porque é o fluxo de traballo máis común, pero o sistema permite configurar fluxos para distintos sectores/actividades. Por exemplo, poderíamos habilitar módulos específicos para pedidos, envíos/albaranes, xestión de contratos, intervencións para técnicos, etc.

– Integración con terceiros: Os documentos comerciais intégranse cos terceiros que temos creados, e todo vai relacionado.

– Integración con produtos/servizos: Os produtos/servizos integranse tamén, e podemos engadilos rápidamente cando facemos -por exemplo- un presuposto. Podemos tamén modificar un prezo, meter un desconto, ou algunha caracteristica. É adaptable.

– Integración con correo electrónico: Podemos enviar presupostos, albaranes, etc  por correo electrónico directamente a través do programa. Queda así recollido nunha axenda, e sabemos o que lle temos enviado desde a ficha do terceiro.

– Intergración coa facturación: Os documentos comerciais permiten xenerar facturas directamente, sen necesidade de modificar nada a partires, por exemplo, dun presuposto. 

A Facturación

Podemos simplificar e automatizar toda a nosa faturación fácilmente.

– Numeración automática de facturas (podemos configurar como queremos que numere).

– Integración con produtos/servizos: Podemos incluir fácilmente calquera produto ou servizo que teñamos creado nunha factura. Tamen podemos varialo na cantidade, prezo, desconto, etc.

– Integración de terceiros: Podemos crear unha factura directa a calquera terceiro que teñamos creado.

– Integración comercial: Podemos pasar presupostos, albaranes, etc a factura con dous clicks.

– Integración con correo electrónico: Podemos enviar as facturas creadas por correo electrónico directamente a través do programa. Queda así recollido nunha axenda, e sabemos o que lle temos enviado desde a ficha do terceiro.

– Xestión de cobros: Podemos establecer as datas de pagamento para xestionar vencementos dos cobros.

– Podemos listar as facturas aplicando distintos filtros (data, terceiros, etc) e xenerar listados en excel ou pdf para a nosa xestoría.

– Podemos xenerar informes de interese para a nosa xestión: clasificación de clientes por facturación, clasificación de produtos/servizos vendidos por unidades ou por importe, etc.

Accesibilidade

Podemos acceder a todas as funcionalidades deste sistema de xestión desde calquera dispositivo con conexión a internet: navegador web, teléfono móvil, etc.

A conexión está cifrada cun protocolo seguro, como o dos bancos, axencia tributaria, e moitos outros sistemas similares.

Existe unha app específica para teléfonos android.

Podemos crear tantos usuarios como queiramos, e configurar os accesos de cada usuario a áreas de xestión e funcionalidades específicas.

Permite, por exemplo, que traballemos desde casa, desde o coche,… ou que en calquera lugar poidamos emitir un presuposto, unha factura, etc, etc.