La utilidad de un ERP para la gestión de nuestro proyecto
¿Necesitas un programa para llevar la facturación de tu proyecto? No hace falta gastar miles de euros -ni cientos- para poder tener un programa de gestión a medida, ni mucho menos. Hay soluciones de varios tipos y, para pymes o autónomos, podemos adaptar soluciones ya creadas al funcionamiento de nuestro proyecto. Hablamos de ERP’s, software modular configurable según nuestras necesidades, creado para dar solución a las distintas áreas de gestión de nuestro proyecto: facturación, pero también comercial, organización interna, etc, etc…
Un ERP es una herramienta que hay que conocer. Es fundamental hoy en día para muchos proyectos, porque no conocer esta herramienta equivaldría a algo así como seguir con la máquina de escribir en tiempos de los ordenadores.
En este artículo te explicamos qué son, qué podemos hacer con estas herramientas, y más lo útiles que pueden ser para nuestro proyecto.
¿Qué es un ERP?
Definiciones de ERP
Definición de Wikipedia :
Los sistemas de planificación de recursos empresariales (en inglés ERP , Enterprise Resource Planning ) son sistemas de gestión de la información que integran y automatizan muchas de las prácticas empresariales asociadas a los aspectos operativos o productivos de una empresa .
Otra definición
Un ERP ( Enterprise Resource Planning ) es un software que sirve para gestionar las diferentes áreas de la empresa que son necesarias para su funcionamiento : gestión comercial (presupuestos, pedidos…), gestión financiera (facturación, gestión de cuentas bancarias…) , gestión de almacenes (productos, stocks,…), agenda, envíos, domiciliaciones, etc., etc. Habitualmente, el diseño modular de estos sistemas permite una configuración personalizada, para cada necesidad específica.
Nota: Otro acrónimo similar es CRM ( Custom Relationship Management ), que es un software específico para la gestión de nuestros clientes. Un ERP es mucho más amplio, pudiendo integrar un CRM si así lo queremos configurar.
¿Necesito un ERP?
Probablemente no sea una necesidad, sino una gran mejora, como pasar de andar en bicicleta a andar en automóvil. Podrás ir a más sitios más rápido: Podrás hacer más cosas en menos tiempo.
Hablamos de una herramienta que integra (sirve para centralizar y organizar) y que puede automatizar el trabajo o la gestión (sirve para ser más productivo). Pero no hace milagros. Tenemos que considerar los requisitos que requieren trabajar de esta manera. ¿Preguntas sobre esto? Puede consultar la parte de implementación de este artículo para tener una primera idea de lo que implica trabajar de esta manera. Pero aún mejor: llámame por teléfono y hablamos unos minutos.
¿Y cuánto cuesta un ERP?
Depende, por supuesto. Si hay que hacer algo muy concreto, puede costar varios miles de euros…
Pero para un autónomo o una pyme, en el 90% de los casos el coste es cero (0 euros, no es un error). Existen varias alternativas de código abierto y de código abierto que se pueden instalar y usar si tiene que pagar por ellas. Y hablamos de sistemas más que probados, que llevan 15/20 años funcionando en miles de empresas…
¿Mantenimiento, cuotas anuales…? Cero también . En cualquier caso, lo mismo que tendrías que pagar por un buen hosting para nuestra web. Se puede instalar un sistema de gestión en el mismo hosting, sin incurrir en gastos adicionales.
¿Dónde podemos tener algún gasto? Al inicio. Y nunca más después de eso. Hablamos de sistemas adaptables y muy estables que no necesitan actualizaciones: Los primeros sistemas de este tipo los he instalado en 2013, y algunos están sin cambios. Solo se actualizaron aquellos que querían implementar nuevas funciones para escalar el sistema. El único gasto -el de la puesta en marcha- son las horas de trabajo necesarias para instalar y adaptar el sistema a las necesidades de cada proyecto… que no debería llevar más de una mañana.
La implementación de un ERP
1º.- El análisis previo de nuestro flujo de trabajo
Cada proyecto tiene sus peculiaridades, y este tipo de sistemas -modulares- están diseñados para adaptarse a una gran variedad de realidades. Pero hay que hacer la adaptación.
Recomendación importante : Este análisis debe ser realizado por una persona con experiencia tanto en gestión empresarial como en gestión de ERP.
Lo que hay que analizar es primero la forma de la entidad (física o jurídica) y luego analizar por áreas de gestión:
– La forma de la entidad:
¿Independiente o empresa?
¿Trabajadores?
¿Funciones de los trabajadores y organización del trabajo?
Impuestos: IVA, recargos de equivalencia, IRPF…
¿Bancos con los que trabajamos?
¿Contabilidad que necesitamos?
etc.
– Zona comercial.
¿Productos y servicios?
¿Cómo gestionamos la base de datos de clientes?
¿Cómo nos comunicamos con nuestros clientes?
¿Estrategias promocionales para nuestro proyecto? ¿Podemos integrarnos?
¿Hacemos suposiciones?
¿Realizamos intervenciones externas?
¿Cómo gestionamos los proveedores?
etcétera etcétera
– Área financiera.
¿Qué tipos de facturas hacemos?
¿Tipos de vencimientos?
¿Métodos de pago?
¿Cómo gestionamos las facturas de los proveedores?
¿Qué pagos especiales tenemos?
etc.
– Peculiaridades del proyecto.
…
Primero debemos saber todo esto, antes de poder seleccionar una de las muchas opciones que tenemos a nuestra disposición, que es de lo que hablamos en el siguiente punto.
2º.- Elegir un ERP
Tenemos cientos, incluso miles, de opciones. Dejo a continuación algunos parámetros a modo de guía, para que podamos tener una idea de hacia dónde vamos. Pero insisto: Esto es ilustrativo, como curiosidad, porque me parece inalcanzable a corto-medio plazo para alguien que no tiene experiencia.
Los tipos de ERP
Podríamos categorizar de la siguiente manera:
A.- Por soporte
1.- ERP locales
Son programas que tenemos instalados en nuestros ordenadores, como cualquier programa de toda nuestra vida. Es algo que se está quedando obsoleto, porque nos obliga a ir a la oficina -o al lugar donde tenemos el ordenador en el que está instalado el ERP- para poder trabajar.
2.- En línea
Instalado en un servidor, como si fuera una página web. Podemos acceder desde cualquier lugar con acceso a internet. He conocido a algunas personas que no creen que esto sea seguro, pero la seguridad es la misma que podemos tener con cualquier equipo que conectemos a internet, que además es susceptible a varios tipos de ataques. Siempre tenemos varios niveles de seguridad que podemos manejar…
B.- Por titularidad
Un privado
Son programas que son propiedad de las empresas informáticas que los diseñan y producen, a las que luego tenemos que pagar por el uso de la herramienta. Este tipo de soluciones son fáciles de implementar, pero son costosas. El diseño de este tipo de soluciones debe estar muy pulido, y el nivel de adaptación a nuestras necesidades específicas debe ser muy bueno, porque también pagamos tu dinero para que así sea.
B.- Código abierto
Son programas de código abierto desarrollados por una comunidad de usuarios. En la categoría de ERP’s hay muchos ejemplos. Solemos hablar aquí de una base de código abierto que es gratuita, por la que no tenemos que pagar, sobre la que luego hacemos una adaptación a nuestras necesidades, y aquí podríamos tener que pagar el trabajo de algún experto que adapte todo para a nosotros.
Hay que aclarar, a favor de este tipo de proyectos open source, que suelen ser más estables -llevan más años- que los proyectos privados, porque no están sujetos a la supervivencia de ninguna empresa. En esta área de los ERP’s tenemos ejemplos de software libre con 20 años de vida, que sigue recibiendo mejoras una o dos veces al año.
Algunos ejemplos en la siguiente tabla:
Entonces, ¿cuál es la mejor opción?
Lo siento, pero no hay una respuesta fácil. Siempre dependerá de nuestras necesidades.
Si lo que buscamos es una solución para pymes o autónomos, deberíamos empezar por buscar soluciones Online , que nos permitan flexibilidad, y Opensource , porque son soluciones que pueden ser muy asequibles si lo que hacemos es hablar con alguien que configura. ella, para empezar, y luego podemos rodar -muchos- kilómetros… Si ya tenemos una página web, por la que estaremos pagando hosting, los costes de mantenimiento de un sistema de este tipo pueden ser nulos .
3º.- La Adaptación del Sistema
Si hemos hecho correctamente un análisis previo de lo que necesitamos, esta fase es rápida para alguien con experiencia: suelen ser sistemas modulares, en los que solo se activan las partes del programa que necesitamos para el funcionamiento de nuestro proyecto. Luego se trata de configurar parámetros básicos como datos de empresa, datos de usuario, y las configuraciones de los diferentes módulos que necesitemos, máscaras para numeración de facturas, etc., etc.
Pero también es necesaria una adaptación por parte de los usuarios, y en mi experiencia esta siempre es la parte más complicada: Tenemos una curva de aprendizaje, saber dónde está todo lo que necesitamos y cómo funciona el programa.
Creo que es bueno tener un par de conceptos claros antes de entrar en esto:
– ¡¡Requiere que introduzcamos datos!!
Tenemos que introducir los datos de los terceros con los que trabajamos, productos/servicios, precios, etc., etc. Cuanto más te pedimos, más datos necesitas, porque puedes automatizar, pero lo que no puedes hacer es inventar nada.
Un ejemplo : Si ahora mismo alguien me pide que le envíe un presupuesto ” para implementar un ERP para su proyecto “, es algo que me llevará muy poco tiempo. Si lo hago desde mi teléfono, podrías tener un presupuesto en pdf en tu email en menos de dos minutos, con las características del trabajo, precio, tus datos y mis datos de contacto.
Pero no es magia, porque ya había creado un modelo que puedo adaptar fácilmente para cada caso específico. Lo que me puede llevar más tiempo es registrarte como tercero, con tu correo electrónico y otros datos.
Luego, guardo tu presupuesto en una lista que agrupo por estado ( presupuestos vigentes, firmados, rechazados o facturados ) para su seguimiento y gestión…
Lo que quiero decir es que el sistema puede hacernos la vida más fácil, pero tenemos que introducir datos, cuantos más mejor. Pero lo que no podemos hacer es pasarnos la vida introduciendo datos!!, y por eso…
– …Hay que aprender a valorar la dimensión del trabajo
Debemos definir lo que queremos hacer y lo que no vale la pena asumir. Saber cuánto tiempo nos llevará no es fácil, al principio, si estamos hablando de algo que no hemos hecho antes. Por el contrario, si estamos cambiando el sistema y ya tenemos experiencia, sería otra historia.
Otro ejemplo: Nos podría interesar llevar todos los gastos y compras a proveedores, con los vencimientos de los pagos que tendremos que realizar, dentro del ERP. Esto daría una previsión de tesorería perfecta… Pero aquí tenemos que valorar la estructura de nuestro proyecto: ¿Tenemos una persona contratada para gestionar las compras? Porque ingresar todos estos datos lleva su tiempo, y siempre es prioritario ingresar correctamente la parte de ventas. Para controlar nuestros gastos podríamos llamar a la dirección, que no nos dará tanta inmediatez ni precisión, pero puede ser lo más razonable si hablamos de un autónomo o de una pequeña empresa,… Son posibilidades que debe evaluarse a partir del análisis de cada proyecto específico, porque el sistema lo puede hacer, pero las personas y nuestro tiempo es la otra parte de la ecuación que debemos atender.
Por ello, lo que parece más sensato a la hora de implantar un ERP, por norma general, es ir por áreas: Empezar por las más necesarias, normalmente la gestión de ventas, y luego ir añadiendo otras áreas de gestión en el orden en que sea necesario en cada proyecto (almacén, gestión, gastos, otros módulos de marketing, etc… lo que veamos como prioritario).
Consejo Final:
Llevo años instalando e implantando ERP’s, y acompañando proyectos muy diversos, desde autónomos hasta empresas con equipo comercial, empresas de servicios o empresas que venden productos y necesitan gestión de almacenes… La adaptabilidad de estos sistemas es muy grande. Lo más delicado es gestionar la implementación y tener apoyo con la curva de aprendizaje (no es difícil).
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