La utilidad de un ERP para la gestión de nuestro proyecto

¿Qué es un ERP?

Existen distintas definiciones de ERP. Enumeramos algunas interesantes.

Definición de Wikipedia :

Los sistemas de planificación de recursos empresariales (en inglés ERP , Enterprise Resource Planning ) son sistemas de gestión de la información que integran y automatizan muchas de las prácticas empresariales asociadas a los aspectos operativos o productivos de una empresa .

Otra definición:

Un ERP ( Enterprise Resource Planning ) es un software que sirve para gestionar las diferentes áreas de la empresa que son necesarias para su funcionamiento : gestión comercial (presupuestos, pedidos…), gestión financiera (facturación, gestión de cuentas bancarias…) , gestión de almacenes (productos, stocks,…), agenda, envíos, domiciliaciones, etc., etc. Habitualmente, el diseño modular de estos sistemas permite una configuración personalizada, para cada necesidad específica.

 

Nota: Otro acrónimo similar es CRM ( Custom Relationship Management ), que es un software específico para la gestión de nuestros clientes. Un ERP es mucho más amplio, pudiendo integrar un CRM si así lo queremos configurar.

Qué puede hacer un ERP por ti?

Citamos algunos ejemplos, pero puede haber más, porque va a depender de la configuración específica de cada sistema:

– Centraliza la información de tu empresa.

– Mejora la eficiencia de tus procesos.

– Atomatiza tareas repetitivas.

– Optimiza la gestión de terceros, prospectos y clientes.

– Optimiza la gestión de inventario.

– Optimiza todos los procesos de venta y facturación.

– Facilita y fomenta la colaboración entre trabajadores/departamentos.

– Informes y análisis en tiempo real.

Automatizar tareas es una gran ventaja, pero no podemos inventar algo de la nada.

Un ejemplo: Si me pidieras ahora mismo un presupuesto para implementar un ERP en tu proyecto, puedo generar un PDF con todas las características del trabajo, precio, tus datos y mis datos de contacto en menos de dos minutos. Pero no es magia… Ya tengo un modelo creado que puedo adaptar fácilmente para cada caso específico.

Otro ejemplo: Podría interesarnos llevar un registro de todos los gastos y compras a proveedores, incluyendo los vencimientos de los pagos, dentro del ERP. Esto nos daría una previsión de tesorería perfecta.

Sin embargo, debemos evaluar la estructura de nuestro proyecto. ¿Tenemos a alguien contratado para gestionar las compras? Porque ingresar todos esos datos lleva tiempo, y siempre es prioritario ingresar correctamente la parte de ventas.

Si queremos controlar nuestros gastos, podríamos consultar a nuestra gestoría, aunque no nos daría tanta inmediatez ni precisión. Pero esto puede ser lo más razonable si hablamos de un autónomo o una pequeña empresa.

En resumen: Un ERP puede hacer nuestra vida mucho más fácil. Pero tenemos que darle datos, y cuantos más mejor.

Por ello, cuando se trata de implementar un ERP, es fundamental una VALORACIÓN previa.

Es más sensato ir por áreas en general. Comenzar por las más necesarias para nuestro caso concreto, normalmente la gestión de ventas, y luego ir añadiendo otras áreas de gestión en el orden en el que sea necesario -y posible- para cada proyecto (almacén, gestión de gastos, otros módulos de marketing, etc.).

De todo esto hablamos más en detalle en el siguiente apartado.

La implementación de un ERP

1º.- El análisis previo de nuestro flujo de trabajo

Cada proyecto tiene sus peculiaridades, y este tipo de sistemas -modulares- están diseñados para adaptarse a una gran variedad de realidades. Pero hay que hacer la adaptación.

Recomendación importante : Este análisis debe ser realizado por una persona con experiencia tanto en gestión empresarial como en gestión de ERP.

Lo que hay que analizar es primero la forma de la entidad (física o jurídica) y luego analizar por áreas de gestión:

– La forma de la entidad:

¿Independiente o empresa?

¿Trabajadores?

¿Funciones de los trabajadores y organización del trabajo?

Impuestos: IVA, recargos de equivalencia, IRPF…

¿Bancos con los que trabajamos?

¿Contabilidad que necesitamos?

etc.

– Zona comercial.

¿Productos y servicios?

¿Cómo gestionamos la base de datos de clientes?

¿Cómo nos comunicamos con nuestros clientes?

¿Estrategias promocionales para nuestro proyecto? ¿Podemos integrarnos?

¿Hacemos suposiciones?

¿Realizamos intervenciones externas?

¿Cómo gestionamos los proveedores?

etcétera etcétera

– Área financiera.

¿Qué tipos de facturas hacemos?

¿Tipos de vencimientos?

¿Métodos de pago?

¿Cómo gestionamos las facturas de los proveedores?

¿Qué pagos especiales tenemos?

etc.

– Peculiaridades del proyecto.

…

Primero debemos saber todo esto, antes de poder seleccionar una de las muchas opciones que tenemos a nuestra disposición, que es de lo que hablamos en el siguiente punto.

2º.- Elegir un ERP

Tenemos cientos, incluso miles, de opciones. Dejo a continuación algunos parámetros a modo de guía, para que podamos tener una idea de hacia dónde vamos. Pero insisto: Esto es ilustrativo, como curiosidad, porque me parece inalcanzable a corto-medio plazo para alguien que no tiene experiencia.

Los tipos de ERP

Podríamos categorizar de la siguiente manera:

A.- Por soporte

1.- ERP locales

Son programas que tenemos instalados en nuestros ordenadores, como cualquier programa de toda nuestra vida. Es algo que se está quedando obsoleto, porque nos obliga a ir a la oficina -o al lugar donde tenemos el ordenador en el que está instalado el ERP- para poder trabajar.

2.- En línea

Instalado en un servidor, como si fuera una página web. Podemos acceder desde cualquier lugar con acceso a internet. He conocido a algunas personas que no creen que esto sea seguro, pero la seguridad es la misma que podemos tener con cualquier equipo que conectemos a internet, que además es susceptible a varios tipos de ataques. Siempre tenemos varios niveles de seguridad que podemos manejar…

B.- Por titularidad

A.- privativo

Son programas que son propiedad de las empresas informáticas que los diseñan y producen, a las que luego tenemos que pagar por el uso de la herramienta. Este tipo de soluciones son fáciles de implementar, pero son costosas. El diseño de este tipo de soluciones debe estar muy pulido, y el nivel de adaptación a nuestras necesidades específicas debe ser muy bueno, porque también pagamos tu dinero para que así sea.

B.- Código abierto

Son programas de código abierto desarrollados por una comunidad de usuarios. En la categoría de ERP’s hay muchos ejemplos. Solemos hablar aquí de una base de código abierto que es gratuita, por la que no tenemos que pagar, sobre la que luego hacemos una adaptación a nuestras necesidades, y aquí podríamos tener que pagar el trabajo de algún experto que adapte todo para a nosotros.

Hay que aclarar, a favor de este tipo de proyectos open source, que suelen ser más estables -llevan más años- que los proyectos privados, porque no están sujetos a la supervivencia de ninguna empresa. En esta área de los ERP’s tenemos ejemplos de software libre con 20 años de vida, que sigue recibiendo mejoras una o dos veces al año.

3º.- La Adaptación del Sistema

Si hemos hecho correctamente un análisis previo de lo que necesitamos, esta fase es rápida para alguien con experiencia: suelen ser sistemas modulares, en los que solo se activan las partes del programa que necesitamos para el funcionamiento de nuestro proyecto. Luego se trata de configurar parámetros básicos como datos de empresa, datos de usuario, y las configuraciones de los diferentes módulos que necesitemos, máscaras para numeración de facturas, etc., etc.

Pero también es necesaria una adaptación por parte de los usuarios, y en mi experiencia esta siempre es la parte más complicada: Tenemos una curva de aprendizaje, saber dónde está todo lo que necesitamos y cómo funciona el programa.

Algunos ejemplos en la siguiente tabla: