Necesitas un programa para xestionar a facturación do teu proxecto? Non é necesario gastar miles de euros -nin centos- para poder ter un programa de xestión personalizado.

Un ERP é unha ferramenta que hai que coñecer. É fundamental hoxe en día para moitos proxectos, porque descoñecer esta ferramenta sería o mesmo que seguir coa máquina de escribir nos tempos da informática.

Neste artigo explicamos o que é, o que podemos facer con estas ferramentas e máis o útiles que poden ser para o noso proxecto.

Contidos:

Que é un ERP? Definición

Necesito un ERP?

Canto custa un ERP?

A implantación

Análise previa

Escoller un ERP: Tipos

A adaptación do sistema.

Que é un ERP?

Definicións de ERP

Coas miñas palabras:

É un programa (un software) que serve para xestionar un proxecto o empresa. Son tan completos que é mellor adaptalos ao noso propio funcionamento, e dicir, activar únicamente as partes do programa que nós necesitamos.

Definición da Wikipedia:
Os sistemas de planificación de recursos empresariais (ERP) son sistemas de xestión de información que integran e automatizan moitas das prácticas comerciais asociadas aos aspectos operativos ou de produción dunha empresa.

Outra definición:

Un ERP (Enterprise Resource Planning) é un software que serve para xestionar as diferentes áreas da empresa que son necesarias para o seu funcionamento: xestión comercial (orzamentos, pedidos…), xestión financeira (facturación, xestión de contas bancarias…). ), xestión de almacén (produtos, stocks,…), axenda, envíos, domiciliacións, etc., etc. Normalmente, o deseño modular destes sistemas permite unha configuración personalizada, para cada necesidade específica.

Nota: Outro acrónimo similar é CRM (Custom Relationship Management), que é un software específico para xestionar os nosos clientes. Un ERP é moito máis amplo, podendo integrar un CRM se queremos configuralo así.

Necesito un ERP?

Probablemente non sexa unha necesidade, senón unha gran mellora, como pasar de andar en bicicleta a andar en coche. Poderás ir a máis lugares, e máis rápido: poderás facer máis cousas en menos tempo.

Pode automatizar o traballo ou a xestión, pero non fai milagres. Temos que ter en conta os requisitos que requiren traballar deste xeito. Máis sobre isto? Podes consultar a parte de implementación que falo máis abaixo neste artigo para ter unha primeira idea do que significa traballar deste xeito. (Ou se queres rematar máis axiña chámame por teléfono e o falamos nuns minutos).

E canto custa un ERP?

Depende, claro. Se hai que facer algo moi concreto, pode custar varios miles de euros…Pero para un autónomo ou unha peme, no 90% dos casos o custo debería cero (0 euros, non é un erro).

Hai varias alternativas gratuítas e de código aberto que se poden instalar e usar sen ter que pagar por elas. E falamos de sistemas máis que probados, que levan uns 20 anos funcionando por todo o mundo, en miles de empresas.

Mantemento, cotas anuais…? O mesmo que terías que pagar por un bo hosting para unha web. Un sistema de xestión pódese instalar no mesmo hosting, sen incorrer en custos adicionais.

Onde podemos ter algún gasto? Ao comezo, se non o instalamos nós. E nunca máis despois diso.

Estamos a falar de sistemas adaptables e moi estables que non precisan de moitas actualizacións: instalei os primeiros sistemas deste tipo en 2014, e algúns non se modificaron aínda. Só se actualizaron aqueles que querían implementar novas funcións para escalar o sistema. O único gasto -o da posta en marcha- son as horas de traballo necesarias para instalar e adaptar o sistema ás necesidades de cada proxecto… que non debería levar máis dunha mañá de traballo.

A implementación dun ERP

1º.- A análise previa do noso fluxo de traballo

Cada proxecto ten as súas peculiaridades, e este tipo de sistemas -modulares- están deseñados para adaptarse a unha gran variedade de realidades. Pero hai que adaptarse.

Recomendación importante: Esta análise debería ser realizada por unha persoa con experiencia tanto en xestión empresarial como no funcionamento dun ERP.

O que hai que analizar é primeiro a forma da entidade (física ou xurídica) e despois analizar por áreas de xestión:

– Forma da entidade:

Independiente ou empresa?
Traballadores?
Funcións dos traballadores e organización do traballo?
Impostos: IVE, recargos de equivalencia, IRPF…
Bancos cos que traballamos?
Contabilidade que necesitamos?
etc.

– Área Comercial.

Produtos e servizos?
Como xestionamos a base de datos de clientes?
Como nos comunicamos cos nosos clientes?
Estratexias de promoción do noso proxecto? Podemos integrarnos?
Facemos suposicións?
Realizamos intervencións externas?
Como xestionamos os provedores?
etcétera etcétera

– Área financeira.

Que tipos de facturas facemos?
Tipos de vencementos?
Métodos de pago?
Como xestionamos as facturas dos provedores?
Que pagos especiais temos?
etc.

– Peculiaridades do proxecto.
…

Antes de configurar o sistema debemos coñecer todo isto, antes de poder seleccionar unha das moitas opcións que temos ao noso alcance, do que falamos no seguinte punto.

Escoller un ERP

Temos moitas opcións. Deixo a continuación algúns parámetros a modo de guía, para que nos fagamos unha idea de onde imos.

Tipos de ERP

Poderíamos categorizar do seguinte xeito:
A.- Polo soporte
1.- ERPs locais
Son programas que temos instalados nos nosos ordenadores, como calquera programa que utilizamos ao longo da nosa vida. É algo que está quedando obsoleto, porque nos obriga a acudir á oficina -ou ao lugar onde temos o ordenador no que está instalado o ERP- para poder traballar.
2.- En liña
Instalados nun servidor, coma se dunha páxina web se tratase. Podemos acceder desde calquera lugar con acceso a internet. Require dun cifrado a nivel servidor, como que fan os bancos online, para proteer os contidos. Sempre temos varios niveis de seguridade que podemos xestionar… Este tipo de ERP’s son os que se empregan hoxe en día, e podemos acceder a eles desde calquera sitio e con calquera dispositivo (teléfonos, tablets, etc).

B.- Pola titularidade
1.- Privados
Son programas que son propiedade das empresas informáticas que os deseñan e producen, aos que despois hai que pagar polo uso da ferramenta. Este tipo de solucións son fáciles de implementar, pero son caras. O deseño deste tipo de solucións debe ser moi pulido, e o nivel de adaptación ás nosas necesidades específicas debe ser moi bo, porque tamén pagamos o teu diñeiro para facelo.
2.- Código aberto
Son programas de código aberto desenvolvidos por unha comunidade de usuarios. Na categoría de ERP hai moitos exemplos. Adoitamos falar aquí dunha base de código aberto que é gratuíta, pola que non temos que pagar, sobre a que despois facemos unha adaptación ás nosas necesidades, e aquí poderíamos ter que pagar o traballo dun experto que o adapta todo para nós.
Cómpre aclarar, a favor deste tipo de proxectos de código aberto, que adoitan ser máis estables -levan máis anos- que os proxectos privados, porque non están sometidos á supervivencia de ningunha empresa. Nesta área de ERP temos exemplos de software libre con 20 anos de vida, que segue a recibir melloras unha ou dúas veces ao ano.

Algúns exemplos na seguinte taboa:

Daquela, ¿cal é a mellor opción?

Síntese, pero non hai unha resposta sinxela. Sempre dependerá das nosas necesidades.

Se o que buscamos é unha solución para PEMES ou autónomos, deberíamos empezar por buscar solucións Online, que nos permiten flexibilidade, e Opensource, porque son solucións que poden ser moi asequibles se o que facemos é falar con alguén que o configure, para arrancar, e despois xa podemos tirar -moitas- millas… E se xa temos unha páxina web -para a que estaremos a pagar un hosting- os custos de mantemento dun sistema deste tipo pode ser igual a cero.

A Adaptación do Sistema

Se fixemos correctamente unha análise previa do que necesitamos, esta fase é rápida para alguén con experiencia: adoitan ser sistemas modulares, nos que só se activan as partes do programa que precisamos para o funcionamento do noso proxecto.

Despois trátase de configurar parámetros básicos como datos da empresa, datos do usuario, e as configuracións dos distintos módulos que precisamos, máscaras para a numeración de facturas, etc., etc.

Pero tamén é necesaria unha adaptación por parte dos usuarios, e na miña experiencia esta sempre é a parte máis complicada: Temos unha curva de aprendizaxe, para aprender onde está todo o que necesitamos e como funciona o programa.

Creo que é bo ter un par de conceptos claros antes de entrar nisto:

– Requírenos que metamos datos!!

Temos que introducir os datos dos terceiros cos que traballamos, produtos/servizos, prezos, etc., etc. Cantas máis funcións lle pidamos, máis datos precisa, porque este tipo de sistemas poden automatizar pero o que non fan é inventar nada.

Un exemplo: Se agora mesmo alguén me pide que lle envíe un presuposto “para implantar un ERP para o seu proxecto”, é algo que me levará moi pouco tempo. Se o fago dende o meu teléfono, poderías ter un orzamento en pdf no teu correo electrónico en menos de dous minutos, coas características do traballo, o prezo, os teus datos e os meus datos de contacto, personalizado

Pero non é maxia, porque xa tiña creado un modelo que podo adaptar facilmente para cada caso concreto. O que me vai levar máis tempo é rexistrarte como terceiro, co teu correo electrónico, teléfono… Despois, xa gardo o teu orzamento nunha lista que agrupo por estado (orzamentos actuais, asinados, rexeitados ou facturados) para o seu seguimento e xestión.

O que quero dicir é que o sistema pode facilitarnos a vida, pero temos que introducir datos, cantos máis mellor. Pero o que non podemos é pasarnos a vida introducindo datos!!, e por iso que…

– …Hai que aprender a valorar a dimensión do traballo

Debemos definir o que queremos facer eo que non paga a pena asumir. Coñecer o tempo que nos vai levar non é doado, nun principio, se falamos de algo que non fixemos antes. Pola contra, se estamos cambiando o sistema e xa temos experiencia, sería outra historia.

Poño outro exemplo: Poderiamos estar interesados ​​en asumir todos os gastos e compras a provedores, coas datas de vencemento dos pagos que teremos que realizar, dentro do ERP. Isto daría unha previsión de caixa perfecta… Pero aquí temos que valorar a estrutura do noso proxecto: Contamos cunha persoa contratada para xestionar as compras? Porque introducir todos estes datos leva tempo, mais as vendas son sempre a prioridade. Podempos asumir esto? Temos a opción, para controlar esta partida de gasto, de preguntar á nosa xestoría, que non nos dará tanta inmediatez nin precisión, pero pode ser o máis razoable se falamos dun autónomo ou dunha pequena empresa,… Son posibilidades que debe ser avaliado a partir da análise de cada proxecto concreto, porque o sistema pode facelo, pero a xente e o noso tempo é a outra parte da ecuación á que debemos atender.

Por este motivo, o que me parece máis sensato ao implementar un ERP, como norma xeral, é ir por áreas: Empezar polas máis necesarias, normalmente a xestión de ventas, e despois ir metendo outras áreas de xestión pola orde na que cada proxecto o precise (xestión de almacéns, ou gastos, ou outros módulos de márketing, etc… o que vexamos prioritario).