A utilidade dun ERP para a xestión do noso proxecto

Necesitas un programa para xestionar a facturación do teu proxecto? Non é necesario gastar miles de euros -ou centos- para poder ter un programa de xestión á medida , nin moito menos. Existen solucións de varios tipos e, para pemes ou autónomos, podemos adaptar solucións xa creadas ao funcionamento do noso proxecto. Falamos de ERP’s, software modular configurable segundo as nosas necesidades, creado para dar solución ás diferentes áreas de xestión do noso proxecto: facturación, pero tamén comercial, organización interna, etc, etc…

ERP-Galicia-Programas de Gestión

Un ERP é unha ferramenta que hai que coñecer, imprescindible hoxe en día para moitos proxectos. Non coñecer esta ferramenta equivalería a algo así como seguir coa máquina de escribir nos tempos da informática e da IA.

Neste artigo explicamos que é un ERP, que podemos facer con esta ferramenta, e tamén o útiles que poden ser para o noso proxecto.

Que é un ERP?

 

Existen diferentes definicións de ERP. Enumeramos algúns interesantes.

Definición da Wikipedia :

Os sistemas de planificación de recursos empresariais ( ERP , Enterprise Resource Planning ) son sistemas de xestión de información que integran e automatizan moitas das prácticas comerciais asociadas aos aspectos operativos ou produtivos dunha empresa .

Outra definición :

Un ERP ( Enterprise Resource Planning ) é un software que serve para xestionar as diferentes áreas da empresa que son necesarias para o seu funcionamento : xestión comercial (orzamentos, pedidos…), xestión financeira (facturación, xestión de contas bancarias…). ), almacéns (produtos, stocks,…), axenda, envíos, domiciliacións, etc., etc. Normalmente, o deseño modular destes sistemas permite unha configuración personalizada para cada necesidade específica.

 

Nota: Outro acrónimo similar é CRM ( Custom Relationship Management ), que é un software específico para xestionar os nosos clientes. Un ERP é moito máis amplo, e pode integrar un CRM se queremos configuralo así.

E canto custa un ERP?

Depende, claro. Se hai que facer algo moi específico, pode custar varios miles de euros…

Pero para un autónomo ou unha peme, no 90% dos casos o custo é cero (0 euros, non é un erro). Hai varias alternativas gratuítas e de código aberto que se poden instalar e usar se hai que pagar por elas. E falamos de sistemas máis que probados, que levan 15/20 anos funcionando en miles de empresas…

Mantemento, cotas anuais…? Cero tamén . En calquera caso, o mesmo que terías que pagar por un bo hosting para o a túa web. Un sistema de xestión pódese instalar no mesmo hosting, sen máis custos adicionais.

Onde podemos ter algúns gastos? Ao comezo. E nunca máis despois diso. Estamos a falar de sistemas adaptables e moi estables que non precisan de actualizacións: Instalei os primeiros sistemas deste tipo en 2013, e algúns non se modificaron máis e seguen a funcionar. Só se actualizaron aqueles que querían implementar novas funcións para escalar o sistema. O único gasto -o da posta en marcha- son as horas de traballo necesarias para instalar e adaptar o sistema ás necesidades de cada proxecto… que non debería levar moito máis dunha mañá.

Que pode facer un ERP por ti?

Citamos algúns exemplos, pero pode haber máis, porque dependerá da configuración específica de cada sistema:

– Centraliza a información da túa empresa.

– Mellora a eficiencia dos teus procesos.

– Automatiza tarefas repetitivas.

– Optimiza a xestión de terceiros, prospectos e clientes.

– Optimiza a xestión de inventarios.

– Optimiza todos os procesos de vendas e facturación.

– Facilita e fomenta a colaboración entre traballadores/as.

– Informes e análises en tempo real.

Automatizar tarefas é unha gran vantaxe, pero non podemos inventar algo da nada.

Un exemplo: Se me pides un presuposto agora mesmo para implantar un ERP no teu proxecto, podo xerar un PDF con todas as características do traballo, prezo, os teus datos e a miña información de contacto en menos de dous minutos. Pero non é maxia… Xa teño un modelo creado que podo adaptar facilmente para cada caso concreto.

Outro exemplo: Poderíamos estar interesados ​​en levar un rexistro de todos os gastos e compras dos provedores, incluídas as datas dos vencementos dos pagos, dentro do ERP. Isto daríanos unha previsión de fluxo de caixa perfecta.

Non obstante, debemos avaliar a estrutura do noso proxecto. Temos alguén contratado para xestionar as compras? Porque introducir todos estes datos leva tempo, e sempre é prioritario introducir correctamente a parte de vendas.

Se queremos controlar os nosos gastos, poderiamos consultar coa nosa xestoría, aínda que non nos daría tanta inmediatez nin precisión. Pero isto podería ser o máis razoable se estamos a falar dun autónomo ou dunha pequena empresa.

En resumo: un ERP pode facernos a vida moito máis fácil. Pero temos que darlle datos, e cantos máis mellor.

Por iso, á hora de implantar un ERP é fundamental unha AVALIACIÓN previa.

É máis sensato ir por áreas: Comeza polo máis necesario para o noso caso concreto, normalmente a xestión de vendas, para despois engadir outras áreas de xestión na orde na que sexa necesario -e posible- para cada proxecto (almacén, xestión de gastos, outros módulos de marketing, etc.).

De todo isto falamos con máis detalle na seguinte sección.

A Implementación dun ERP

1º.- A análise previa do noso fluxo de traballo

Cada proxecto ten as súas peculiaridades, e este tipo de sistemas -modulares- están deseñados para adaptarse a unha gran variedade de realidades. Pero hai que facer a adaptación.

Recomendación importante : esta análise debe ser realizada por unha persoa con experiencia tanto en xestión empresarial como en xestión cun ERP.

O que hai que analizar é primeiro a forma da entidade (física ou xurídica) e despois ir analizando por áreas de xestión:

Forma da entidade:

Independiente ou empresa?

Traballadores?

Funcións dos traballadores e organización do traballo?

Impostos: IVE, recargos de equivalencia, IRPF…

Bancos cos que traballamos?

Contabilidade que necesitamos?

etc

Área comercial.

Produtos e servizos?

Como xestionamos a base de datos de clientes?

Como nos comunicamos cos nosos clientes?

Estratexias de promoción do noso proxecto? Podemos integrarlas?

Facemos presupostos?

Realizamos intervencións externas?

Como xestionamos os provedores?

etcétera etcétera

Área financeira.

Que tipos de facturas facemos?

Tipos de caducidade?

Métodos de pago?

Como xestionamos as facturas dos provedores?

Que pagos especiais temos?

etc

Peculiaridades do proxecto.

Antes de nada debemos coñecer todo isto, antes de poder seleccionar unha das moitas opcións que temos ao noso alcance, do que falamos no seguinte punto.

2º.- Elexir un ERP

Temos centos, incluso miles, de opcións. Deixo a continuación algúns parámetros como guía, para que poidamos ter unha idea de onde imos. Pero insisto: isto é ilustrativo, como curiosidade, porque me parece inalcanzable a curto-medio prazo para quen non ten experiencia.

Tipos de ERP

Poderíamos categorizar do seguinte xeito:

A.- Por soporte

1.- ERP local

Son programas que temos instalados nos nosos ordenadores, como calquera programa de toda a nosa vida. É algo que está quedando obsoleto, porque nos obriga a acudir á oficina -ou ao lugar onde temos o ordenador no que está instalado o ERP- para poder traballar.

2.- En liña

Instalado nun servidor, coma se dunha páxina web se tratase. Podemos acceder a el desde calquera lugar con acceso a internet. Coñecín a algunhas persoas que non cren que isto sexa seguro, pero a seguridade é a mesma que podemos ter con calquera ordenador que nos conectemos a Internet, que tamén é susceptible a varios tipos de ataques. Sempre temos varios niveis de seguridade que podemos xestionar…

B.- Por titularidade

A.- privado

Son programas propiedade das empresas informáticas que os deseñan e producen, ás que despois hai que pagar polo uso da ferramenta. Este tipo de solucións son fáciles de implementar, pero son caras. O deseño deste tipo de solucións debe ser moi pulido, e o nivel de adaptación ás nosas necesidades específicas debe ser moi bo, porque tamén pagamos o teu diñeiro para que así sexa.

B.- Código aberto

Son programas de código aberto desenvolvidos por unha comunidade de usuarios. Na categoría ERP hai moitos exemplos. Adoitamos falar aquí dunha base de código aberto que é gratuíta, pola que non temos que pagar, na que despois facemos unha adaptación ás nosas necesidades, e aquí quizais teñamos que pagar o traballo dun experto para adaptalo todo para nós.

Hai que aclarar, a favor deste tipo de proxectos de código aberto, que adoitan ser máis estables -levan máis anos- que os proxectos privados, porque non están sometidos á supervivencia de ningunha empresa. Nesta área de ERP temos exemplos de software libre con 20 anos de vida, que segue a recibir melloras unha ou dúas veces ao ano.

3º.- A Adaptación do Sistema

Se fixemos correctamente unha análise previa do que necesitamos, esta fase é rápida para alguén con experiencia: Adoitan ser sistemas modulares, nos que só se activan as partes do programa que precisamos para o funcionamento do noso proxecto. Despois trátase de configurar parámetros básicos como datos da empresa, datos do usuario, e as configuracións dos distintos módulos que precisamos, máscaras para a numeración de facturas, etc.

Pero tamén é necesaria a adaptación por parte das persoas usuarias: Temos unha curva de aprendizaxe, para chegar a saber onde está todo, o que precisamos do funcionamento o programa.

Algunos exemplos en la siguiente tabla:

Tipos de ERP

Entón, cal é a mellor opción?

Síntoo, pero non hai unha resposta sinxela. Sempre dependerá das nosas necesidades.

Se o que buscamos é unha solución para pemes ou autónomos, deberíamos comezar por buscar solucións Online , que nos permitan flexibilidade, e Opensource , porque son solucións que poden resultar moi asequibles se o que facemos é falar con nós. alguén que os configura. ela, para comezar, e despois podemos percorrer -moitos- quilómetros… Se xa temos unha páxina web, pola que pagaremos aloxamento, os custos de mantemento dun sistema deste tipo poden ser cero .

Consello Final

Levo anos instalando e implantando ERP’s, e acompañando proxectos moi diversos, desde autónomos ata empresas con equipo comercial, empresas de servizos ou empresas que venden produtos e necesitan xestión de almacén… A capacidade de adaptación destes sistemas é moi grande.

Falamoslaughing

Queres saber máis?

Máis información sobre as funcionalidades dun ERP

Información de Contacto

Tel. 675 89 01 63

info@xan-martinez.com

Parroquia de Cortiñán, G6

Polígono de Bergondo. 15165 A Coruña.

Outras Entradas de Interese

A importancia dunha páxina web para proxectos locais

A importancia dunha páxina web para proxectos locais

Se estás dirixindo unha tenda na que ofreces produtos ou servizos, se xestionas calquera tipo de proxecto local, é posible que estés a preguntarte se é realmente necesario contar cun sitio web.A resposta rápida: si que o é. Ter un sitio web é fundamental para calquera...

read more
A Nova Publicidade: PPC Marketing

A Nova Publicidade: PPC Marketing

[google-translator] Oiches falar do PPC Marketing? Falamos da mellor maneira, hoxe en día, de facer publicidade para PYMES, autónomos e proxectos ligados a un territorio.Estamos a ver como hoxe vai reducíndose a inversión en prensa, radio e televisión. É a tendencia...

read more

Información e Contacto:

Tel. 675 89 01 63

info@xan-martinez.com

Pol. de Bergondo. 15165 A Coruña

En toda Galicia:

A Coruña, Lugo, Ourense e Pontevedra.

Outras zonas, consultar.

Solicitar un Presuposto
Podes escribir unhas palabras sobre o que necesitas!!

Non se comparten datos con terceiros: Únicamente se empregan cos fines comerciais relacionados (creación de ficha de cliente e o envío de información comercial). Máis información na páxina de Política de Privacidade.