Aún haces facturas con excel o word?
Pues no sigas haciendo más facturas con excel (o word)!!!
Hay que saber que existen alternativas mucho más completas por las que no tienes que pagar nada, porque son software gratuito.
Si tienes un proyecto comercial también tendrás una página web: Puedes utilizar el mismo hosting que utilizas para tu página y montar allí un sistema de gestión.
Si no conoces estos sistemas, mira lo que publicamos a continuación: ¡¡¡Verás lo que te has estado perdiendo!!!
De trabajar con Word o Excel a trabajar con uno de estos sistemas, ¿qué cambia?
Cambia el 99%, porque automatizas e integras todos los procesos… y ahorras muuucho tiempo.
Es un sistema diseñado para integrar las diferentes áreas de gestión, de forma automática: terceros (clientes, prospectos o proveedores), productos y servicios, presupuestos y albaranes (área comercial), facturas… todas las áreas son accesibles en el programa, relacionadas entre sí, para facilitar nuestro trabajo y proporcionarnos mucha información interesante en forma de estadísticas e informes.
En este artículo vamos a hablar, por ponerlo como ejemplo, de uno de estos sistemas en concreto: Dolibarr. Pero expliquemos lo básico, y por partes:
LA Gestión de Terceros
Por “terceros” nos referimos a: Clientes, clientes potenciales y proveedores.
– Introducimos los datos de un tercero una sola vez y listo (hasta que queramos cambiarlos).
– Contactos con terceros: Para cuando el tercero es una entidad (empresa…) en la que tenemos varias personas de contacto.
– Integración con la gestión comercial: Los terceros creados están siempre disponibles para presupuestos, albaranes, etc., de forma automática.
– Integración con facturación: Los terceros creados siempre están disponibles para facturarlos directamente, de forma automática.
– En cada tercero habremos guardado todos los documentos relacionados (presupuestos, facturas, correos electrónicos que enviamos, etc.).
– Integración con correo electrónico: Podemos enviar correos electrónicos directamente a través del programa. De este modo queda recogido en un diario y sabemos lo que le hemos enviado a partir del fichero del tercero.
– Podemos clasificar a nuestros terceros (y contactos) por categorías.
– Podemos realizar listas de terceros con filtros, según diferentes parámetros (clientes, población, etc.).
– También podemos obtener informes: ordenar a nuestros clientes por facturación anual, por ejemplo.
A gestión de Productos y servicios
Podemos construir nuestros productos y servicios para automatizar la gestión.
– Lo básico sería crear las referencias con su precio.
– Podemos configurar diferentes impuestos.
– Podemos utilizar productos y servicios juntos.
– Podemos clasificar productos/servicios por categorías.
– Podemos habilitar la gestión de stock, en el caso de productos. Para ello podemos crear diferentes “almacenes”, cada uno con su propio stock.
– Integración con la gestión comercial: Una vez creado un producto o servicio, podemos incluirlo en cualquier presupuesto, albarán, etc. de forma automática.
– Disponemos de estadísticas e informes para cada producto/servicio: Podemos, por ejemplo, localizar rápidamente cada factura o presupuesto en el que aparece cada producto; o ver unidades vendidas en un periodo de tiempo; rentabilidad, etc
LA Gestión comercial
Por gestión comercial entendemos la gestión de presupuestos, pedidos, etc., tanto de clientes como de proveedores.
Aquí me quedo con las comillas, porque es el flujo de trabajo más común, pero el sistema permite configurar flujos para diferentes sectores/actividades. Por ejemplo, podríamos habilitar módulos específicos para pedidos, albaranes/albaranes, gestión de contratos, intervenciones de técnicos, etc.
– Integración con terceros: Los documentos comerciales se integran con los terceros que hemos creado, y todo está relacionado.
– Integración con productos/servicios: Los productos/servicios también están integrados, y podemos añadirlos rápidamente cuando realizamos – por ejemplo – un presupuesto. También podemos modificar un precio, insertar un descuento o alguna característica. Es adaptable.
– Integración con correo electrónico: Podemos enviar presupuestos, albaranes, etc. por correo electrónico directamente a través del programa. De este modo todo queda recogido en una agenda y sabemos lo que le hemos enviado a partir del fichero del tercero.
– Integración con facturación: Los documentos comerciales permiten generar facturas directamente, sin necesidad de modificar nada, partiendo de, por ejemplo, una cotización.
LA Facturación
Podemos simplificar y automatizar toda nuestra facturación fácilmente.
– Numeración automática de facturas (podemos configurar cómo queremos que se numere).
– Integración con productos/servicios: Podemos incluir fácilmente en una factura cualquier producto o servicio que hayamos creado. Sin embargo, podemos variarlo en cantidad, precio, descuento, etc.
– Integración de terceros: Podremos crear una factura directa a cualquier tercero que hayamos creado.
– Integración comercial: Podemos pasar presupuestos, albaranes, etc. a la factura con dos clics.
– Integración con correo electrónico: Podemos enviar las facturas creadas por correo electrónico directamente a través del programa. De este modo queda recogido en un diario y sabemos lo que le hemos enviado a partir del fichero del tercero.
– Gestión de cobros: Podemos establecer fechas de pago para gestionar los vencimientos de cobros.
– Podemos hacer listados de las facturas aplicando diferentes filtros (fecha, terceros, etc.) y generar archivos en excel o pdf.
– Podemos generar informes de interés para nuestra gestión: clasificación de clientes por facturación, clasificación de productos/servicios vendidos por unidades o por importe, etc.
Características Generales del Sistema
Accesibilidad
Podemos acceder a todas las funciones de este sistema de gestión desde cualquier dispositivo con conexión a Internet: navegador web, teléfono móvil, etc.
La conexión está cifrada con un protocolo seguro, como el de los bancos, agencias tributarias y muchos otros sistemas similares.
Existe una aplicación específica para teléfonos Android.
Podremos crear tantos usuarios como queramos, y configurar el acceso de cada usuario a áreas de gestión y funcionalidades específicas.
Permite, por ejemplo, que trabajemos desde casa, desde el coche,… o que desde cualquier lugar podamos emitir un presupuesto, una factura, etc, etc.
Adaptabilidad
Este sistema funciona con módulos, que activamos en función de las necesidades de nuestro flujo de trabajo. El sistema -desde el principio- tiene que configurarse para adaptarlo a las necesidades específicas de nuestro proyecto.
Escalabilidad
El sistema permite habilitar nuevos módulos (funcionalidades) según los vayamos necesitando, según el ritmo al que aumenten nuestras necesidades o según varíe nuestro flujo de trabajo.
No hay límite en la cantidad de usuarios, ni en la cantidad de registros que podemos ingresar a la base de datos.
Además de todos los módulos (funcionalidades) que trae de serie el sistema, de forma gratuita, existen empresas en España y en otros países europeos que se dedican a crear módulos “premium”. Aquí habría que hacer un desembolso, pero hay servicios muy asequibles. También hay una página donde podemos adquirir estos módulos premium.
También existen empresas que ofrecen servicios de programación a medida, para adaptar el programa a las funcionalidades específicas de cada proyecto.
Quieres saber más???
Si quieres saber más: cómo instalar uno de estos sistemas, configurarlo correctamente, adaptaciones para diferentes tipos de empresa, trucos de funcionamiento, etc, etc… No dejes de consultarme!!!
